DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut luis Gottschalk (1986;38) sering kali digunakan para ahli dalam dua pengertian,yang pertama berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefa, peninggalan-peninggalan tertulis , dan petilan-petilasan artiologis. Kedua, yaitu diperuntukkan bagi surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,Undang-undang, konsesi , dan lain lain.

G,J. Renier, sejarawan terkemukan dari University collage London, (1997;104)menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian , pertama dalam arti  luas , yaitu yang meliputi semua sumber lisan;  kedua dalam arti sempit yaitu meliputi semua sumber tertulis saja. Ketiga dalam arti spesifik yaitu, hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, Undang-undang, konsesi, hibah, dan lain lain.

Jadi, kesimpulannya dokumen adalah surat surat aatu benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadiakan sebagai alat bukti untuk mendukung supaya lebih meyakinkan.

Dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu dokumen publik  dan dokumen semi publik:

1.      Dokumen Publik

Dokumen publik adalah dokumen yang isinya dapat disebarluaskan secara  bebas dan untuk umum. Dokumen ini biasanya disimpan diperpustakaan dalam bentuk buku-buku, majalah, ataupun terbitan lainnya. Pustakawan lah yang merawat, mengumpulkan, dan mengelola dokumen-dokumen ini.

Contoh dokumen public adalah bahan perpustakaan seperti: buku, majalah, Koran, rekaman gambar, dan bahan perpustkaan lainnya.

2.      Dokumen Semi-publik

Dokumen semi publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara umum, hanya orang-orang tertentu saja yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen ini dipublikasikan secara terbatas.

Contoh dokumen publik yaitu:

a.       Rekod

Rekod adalah dokumen yang dibuat oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Penyimpanan atau perekaman rekod juga dapat disimpan dalam bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod disebut dengan arsip dinamis.

Contoh: SIM, KTP, KTM, dll

b.      Arsip

Berdasarkan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan , pasal 1 ayat 2, menyatakan:

“ Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.”

Fungsi arsip menurut pasl 2 UU Nomor 47 tahun 1971 dibedakan menjadi dua yaitu:

1.      Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secar langsung dalam penyelenggaraan Adminitrasi Negara ( arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dibedakan menjadi:

a.       Arsip aktif adalah arsip yang masihdipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b.      Arsip semi aktif adal arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

c.       Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2.      Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan  sehari-hari Adminitrasi Negara ( arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari).

            Contoh arsip: surat pernyataan penyerahan anak, surat pernyataan penyerahan rumah, surat pernyataan penyerahan skck (surat keterangan catatan kepolisaian).

Fungsi dan Isi Dokumen Publik dan Dokumen Semi Publik

1.      Dokumen Publik

a.       Dokumen yang menjadi milik bersama atau kolektif.

b.      Dokumen ini dapat dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan dipelajari oleh siapa saja.

2.      Dokumen Semi Publik

a.       Direkam dan dipublikasikan secara terbatas

b.      Bermanfaat bagi kelompok/organisasi tertentu

c.       Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti suatu aktivitas.

d.      Tidak boleh dipakai oleh orang luar atau bias dipakai dengab izin petugas.

e.       Untuk menunjang kegiatan administrasi organisasi atau perusahaan yaitu sebagai penyedia bahan pertimbangan dalam penetapan kebijakan, baik sifatnya evaluasi, maupun proyeksi dari organisasi bersangkutan.

Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Publik dan Dokumen Semi Publik

1.        Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Publik

 Prinsip pengolahan dokumen publik bisa kita sangkut pautkan dengan pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan.

Pengolahannya meliputi:

a)      Membuat indentifikasi informasi

Dimulai dari registrasi :

Pertama yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain yang dianggap penting. Kedua, memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik oleh perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.

b)      Katalogisasi

Membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, julah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedomanan standar misal Tajuk Subyek, AACR II. Hasilnya adalah kartu katalog.

c)       Klasifikasi

Klasifikasi adalah mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya menurut subyek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), dan tajuk subyek.

d)     Kelengkapan koleksi

Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

e)      Penyusunan koleksi

Penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.

Penyusunan ada dua cara :

Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya). Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan).

f)        Pengolahan dengan computer

Kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.

2.      Prinsip-Prinsip Pengeleloaan Dokumen Semi Publik

 Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang  Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :

1.      Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

            a.  pengelolaan arsip dinamis; dan

            b.  pengelolaan arsip statis

2.      Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.

3.      Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

4.      Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.

5.      Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.

LEMBAGA PENGELOLAAN INFORMASI DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

Berikut beberapa contoh lembaga pengelola dokumen publik dan semi publik.

a.       Pustakawan

 Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik. Di Indonesia profesi ini mulai dikenal publik sejak tahun 1988 dengan dikeluarkannya SK Menpan No.18/1988 yuncto SEB Menteri P dan K dan Kepala BAKN No.53649/MPK/1988, No.15/SE/1988 tentang Angka Kredit bagi jabatan Pustakawan.
Kenaikan pangkat, tunjangan fungsional, tim penilai, sudah lebih jelas dibandingkan dengan profesi arsiparis, dokumentalis dan infomasi.Standar profesi ini memerlukan pendidikan minimal D3 Ilmu Perpustakaan.

b.      Records manajer

 Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga/organisasi.

c.       Arsiparis

Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya. Arsiparis adalah seseorang yang memilikikompetensi di bidang kearsipan yang diperolehmelalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (UU 43/09).Profesi arsiparis sebenarnya sudah dijamin oleh UU No.7/1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan.Dalam pasal 6 dan 7 dikatakan bahwa pemerintah berkewajiban mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan kader ahli kearsipan, Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan, dan melakukan usaha-usaha untuk menjamin tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.

d.      Dokumentalis

 Di Eropa Barat, pengolahan artikel majalah ilmiah dilakukan tenaga ilmuwan yang secara tegas menyebut dirinya sebagai dokumentalis, bukan pustakawan, Tugas seorang dokumentalis adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali serta menyebarkan isinya. Sedangkan di Amerika Serikat pengolahan majalah ilmiah dilakukan oleh pustakawan yang bekerja pada perpustakaan khusus.Oleh karenanya pengertian dokumentalis identik dengan pustakawan khusus. Profesi dokumentalis di Indonesia tidqk dikenal walau sebenarnya sudah menjalankan pekerjaannya yaitu menghimpun, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan dokumentasi.[2]

e.       Ilmuwan informasi

Mengembangkan kajian Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Mayoritas dari mereka adalah akademisi yang ada di perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.

Organisasi Dokumentasi

1.       Lembaga Kearsipan

                  “Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.”(Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan). 

2.      Lembaga Dokumentasi Informasi

3.      Perpustakaan
            perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

4.       Museum

                  Museum adalah institusi permanen, nirlaba, melayani kebutuhan publik, dengan sifat terbuka, dengan cara melakukan usaha pengoleksian, mengkonservasi, meriset, mengomunikasikan, dan memamerkan benda nyata kepada masyarakat untuk kebutuhan studi, pendidikan, dan kesenangan.

Lembaga Kearsipan

Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipanpada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

1.      ANRI

2.      arsip daerah provinsi

3.     arsip daerah kabupaten/kota; dan    

4.      arsip perguruan tinggi

.

Lembaga Dokumentasi

1 .   Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Lembaga Negara

2.    Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kementerian

3.    Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi LPNK

4.    Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Provinsi

5.    Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kabupaten/Kota

KOMPETENSI PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

Pengertian kompetensi

Kompetensi merupakan kemampuan yang mencakupaspek pengetahuan, keahlian, dan sikap kerja yang dibuktikan dengan sertifikat kompetensi yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi atau lembaga pendidikan yang terakreditasi (PP No. 24/2014 tentang perpustakan pasal 38, 5).

Kompetesi menurut UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan pasal 1 ayat 10, kompetensi adalah kemampuankerja setiap idividu yang mencakup aspek, pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang sesuia dengan standar yang ditetapkan.

Pustakawan

            UU Nomor 43 Tahun 2007, “ pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan  dan pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaa.”

Syarat Pustakawan

a.       Menempuh pendidikan formal ataupun non-formal sekurang-kurangnya mengikuti pelatihan D2 kepustakawanan

b.      Bekerja di perpustakaan, pusat dokumentasi, ataupun pusat informasi lainnya.

Ciri-ciri Kompetensi Pustakawan

§  Kompetensi Profesional yaitu terkait dengan pengetahuan pustakawa dibidang sumber-sumber informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, dan kemampuan menggunakan pengetahuan tersebut sebagai dasar untuk menyediakan layanan perpustakaan dan informasi.

§  Kompetensi Individu, yang menggambarkan satu kesatuan keterampilan, perilaku, dan nilai yang dimiliki pustakawanagar dapat bekerja efektif, menjadi komunikator yang baik, selalu meningkatakn pengetahuan, dapat memperlihatkan nilai lebihnya, serta dapat bertahan terhadap perubahan dan perkembangan dalam dunia kerjanya.

Kompetensi Pustakawan

a.       Collecting of information, pengetahuan tentang informasi, penelusuran informasi perilaku pemustaka, dan kebutuhan informasi.

b.      Processing of information, pengetahuan tentang pengelolahan informasi seperti klasifikasi, katalogisasi manual ataupun berbasis teknologi.

c.       Disseminating of information, pengetahuan tentang karakteristik pemustaka, promosi jasa dan layanan.

d.      Preventif of information, pengetahuan tentang presevasi preventif yang dimulai dari seleksi akuisisi, penyimpanan untuk mencegah atau meminimalkan kerusakan.

Arsiparis

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Kompetensi Arsiparis

1.      Aspek Pengetahuan

·         Aspek Pengetahuan, antara lain pendidikan yang sesuai profesi, diklat yang dipersyaratkan dan memiliki pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan.

·         ilmu-ilmu antara lain ilmu sejarah, teknologi informasi, (misalnya penerapan sistem penemuan kembali arsip dengan program tertentu pada komputer, sistem manipulasi citra digital, pengelolaan arsip digital),  kimia, hukum, preservasi dan lain-lain.

2.      Aspek Keterampilan (skill)

·         Keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan dan pekerjaan.

·         Mampu berkomunikasi baik intrapersonal maupun interpersonal, skill dalam membangun teamwork, manajemen skill.

3.      Aspek Sikap (attitude)

Bersikap profesional, bisa mandiri, siap, matang, dan siaga. Di samping itu, seorang arsiparis harus memiliki kepribadian, disiplin pribadi yang kuat, memiliki komitmen, pandai memanfaatkan peluang, motivasi tinggi, berpartisipasi aktif, dan berwawasan jauh ke depan.

PENGORGANISASIAN INFORMASI

A.  Organisasi Informasi

Organisasi informasi adalah kegiatan mengorganisir informasi agar informasi, dapat:

·         diketahui lokasi fisik melalui nomor panggil

·         dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka (cantuman bibliografi)

·         menunjang temu kembali.

Jenis-jenis informasi

·         Informasi primer

informasi mengenai penelitian yg dilakukan sendiri, penelitian mengenai aplikasi sebuah teori baru, penjelasan sebuah teori dlm semua bidang ilmu pengetahuan. Contoh: majalah ilmiah, laporan penelitian, paten, disertasi, makalah lokakarya.

·         Informasi sekunder

Informasi mengenai dokumen primer yaitu informasi yang merujuk atau mengacu ke dokumen primer krn isinya merupakan deskripsi dan informasi ttg dokumen primer. Contoh: bibliografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak, daftar isi.

·         Informasi tersier

Informasi mengenai dokumen sekunder. Dokumen tersier mengumpulkan, menyarikan, dan memindahkan informasi yang semula ada pada dokumen sekunder dan kadang-kadang juga pada dokumen primer kemudian diolah kembali sesuai dengan keperluan pembaca atau pengguna. Contoh: buku ajar, direktori, panduan literatur, bibliografi dari bibliografi.

B. Sarana Bibliografi

Sarana bibliografi adalah suatu sarana atau alat yg berisi daftar bahan pustaka yg digunakan utk memudahkan penelusuran/ pencarian informasi. Sarana tersebut disajikan dalam berbagai tampilan, antara lain katalog kartu, katalog tercetak, katalog elektronis baik yang berupa CD-ROM, pangkalan data, maupun OPAC (On-line Public Access Catalogue) serta majalah indeks dan abstrak dengan masing-masing jenis dan karakteristiknya.

Bibliografi berasal dari bahasa Yunani “biblion” yang artinya buku dan “graphein” yang artinya menulis. Secara etimologis, bibliografi berarti penulisan buku. Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yg memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, dan keterangan fisik buku. Selain itu juga dapat diartikan sebagai  “the listing of titles” yang berarti daftar hasil karya.

Bibliografi dikenal dengan istilah: daftar pustaka, daftar bacaaan, referensi, daftar rujukan, literatur, daftar acuan.

Bibliografi dibagi menjadi dua kelompok yaitu:

1.      Bibliografi analitis (bibliografi kritis)

Memberikan penjelasan (fakta) mengenai  pengarang, terbitan, dan asal mula naskah

2.    Bibliografi sistematis

Disusun menurut sistem tertentu, sesuai dengan tujuan penyusunannya. Bersifat enumerative.

   Cantuman bibliografi

  Data yang dicatat dalam bibliografi antara lain

·       Daerah judul dan pengarang

·       Daerah edisi

·       Daerah data khusus

·       Daerah impresum (nama penerbit, tempat terbit, dan tahun terbit)

·       Daerah kolasi (deskripsi fisik buku)

·       Daerah seri monograf (pernyataan nomor seri)

·       Daerah catatan/ anotasi

·       Daerah ISBN

Pengawasan Bibliografi

Pengawasan bibliografi adalah usaha pengembangan dan pemeliharaan suatu sistem pencatatan bagi semua bentuk bahan, baik yg diterbitkan maupun yang tidak diterbitkan, yang berbentuk bahan tercetak, bahan audiovisual ataupun bentuk lainnya, yang menambah khazanah pengetahuan dan informasi.

Dalam rangka terwujudnya pengawasan  bibliografi nasional, perlu adanya UU Deposit, yaitu Undang-Undang yang mewajibkan  setiap penerbit untuk menyerahkan satu atau lebih  karya terbitannya kepada badan/lembaga yang secara resmi ditunjuk sebagai pusat deposit.

•      Pusat deposit nasional di Indonesia adalah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI)

•      UU No.4 Th.1990 tentang Wajib Serah Simpan Karya Cetak & Karya Rekam

Lembaga pengawasan bibliografi di Indonesia

1.       Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

                             Dimulai sejak 1980, sedangkan sebelumnya adalah Kantor Bibliografi Nasional (sejak 1953).Pengawasan bibliografi yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional terutama adalah monograf, yaitu dengan menerbitkan Bibliografi Nasional Indonesia yang terbit tiga bulan sekali.

2.      PT. Gunung Agung

Melalui seksi bibliografinya telah menyelesaikan suatu bibliografi retrospektif (1945-1954) namun tidak diterbitkan.Kemudian pada tahun 1966 kegiatan pencatatan bibliografi diserahkan pada Yayasan Idayu yang kemudian menerbitkan Berita BIbliografi setiap bulan (sejak 1955).

3.      PDII-LIPI (Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-LIPI)

·         Indeks Artikel Majalah Ilmiah, dengan menerbitkan Indeks  Majalah Ilmiah (Index of Indonesian Learned Periodicals) pada tahun 1960, awalnya terbit setiap tahun tapi sejak tahun 1975 terbit dua tahun sekali.

·         Laporan Penelitian

·         Disertasi, dengan menerbitkan Katalog Induk Disertasi Indonesia (KIDI)

SIKLUS TRANSFER INFORMASI

A.    Pengertian

Informasi adalah suatu kebutuhan pokok bagi kita, dalam hidup bermasyarakat kita tidak dapat terlepas dari pentingnya informasi yang dapat di peroleh dari berbagai media, baik media cetak, elektronik maupun dari kecanggihan internet.  ( Lancaster, 1979). Secara etimologi, informasi berasal dari bahasa perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”.

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Klasifikasi informasi

1.    Informasi Primer

Adalah hasil karya pengarang atau peneliti yang orisinil, naskah yang ditulis bisa juga disebut naskah orisinil. Sumber primer, ada yang diterbitkan da nada yang tidak diterbitkan

Contoh :

a) Laporan penelitian

b) Monografi yang deskripsikan suatu masalah

c) Suatu teori yang belum pernah dicetuskan oleh seseorang

d) Hasil penemuan

e) Thesis, skripsi, dll      

2.    Informasi Sekunder

Adalah susunan-susunan informasi yang telah dirapikan dari sumber informasi primer

Contohnya :

a) Majalah yang mengulas informasi primer

b) Indeks, mendaftarkan buku/artikel atau karya lainnya

c) Buku-buku referensi

3.    Informasi Tersier

Adalah sumber informasi untuk memudahkan para peneliti/para pencari informasi yang mereka cari (Lancaster, 1979). Sumber tersier merupakan memuat informasi berupa saringan, rangkuman atau kumpulan dari sumber primer dan sekunder.

Contohnya :

a)      Daftar dari bibliografi

b)     Katalog induk majalah

c)      Daftar dari indeks

B.    Jenis-Jenis Informasi

1.     informasi berdasarkan fungsinya

Jenis informasi berdasarkan fungsi adalah informasi yang berdasarkan materi dan kegunaanya. Informasi jenis ini meliputi,

a.      Informasi yang menambah pengetahuan, misalnya peristiwa bencana alam.

b.     Informasi yang mengajari membaca, misalnya informasi pendidikan

c.      Informasi edukatif, misalnya tulisan trik menjadi mahasiswa aktif, tips  siswa berprestasi dll.

2.     Informasi berdasarkan format penyajian

Informasi jenis ini adalah informasi berdasarkan bentuk penyajian informasi. Jenis informasi ini antara lain seperti lukisan, foto, karikatur, tulisan teks dll.

3.     Informasi berdasarkan lokasi peristiwa

Informasi berdasarkan lokasi peristiwa adalah informasi berdasarkan lokasi peristiwa berlangsung. Misalnya seperti informasi dari dalam negeri dan informasi dari luar negri

4.     Informasi berdasarkan bidang kehidupan

Informasi berdasarkan kehidupan adalah informasi berdasarkan bidang-bidang kehidupan yang ada, misalnya pendidikan, sastra, budaya, ilmu pendidikan dll.

5.     Informasi berdasarkan penyampaiannya

Meliputi informasi yang disediakan secara berkala, secara tiba-tiba, setipa saat, atau diperoleh berdasarkan permintaan

C.    Konsep Siklus Transfer Informasi

Masyarakat pemakai penelitian dan pengembangan aplikasi :

1.     User community (masyarakat pemakai)

2.     Rule of Author

3.     Rule of primary publication

4.     Rule of primary and secondary publisher

D.    Peran Perpustakaan dalam Siklus Transfer Informasi

1.     sebagai penglola informasi primer yang telah diterbitkan

2.     sebagai penglola informasi sekunder

3.      sebagai pembuat dan penglola informasi tersier

4.      sebagai jembatan penghubung kepada user (masyarakat)

KERANGKA SISTEM INFORMASI

A.    Pengertian

Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen yang saling terkait atau saling bekerjasama untuk mengumpulkan mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.

Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informassi dalam sebuah organisasi.

1.      Komponen system informasi

a.                   Bahan pustaka,  merupakan media informasi rekam baik cetak maupunnon cetak merupakan komponen utama sistem informasi

b.                  Susunan koleksi, ada 2 cara dalam menyusun koleksi perpustakaan yaitu: Penempatan relatif yaitu penampilan suatu koleksi berdasarkan subjek bahan pustaka tersebut dan Penempatan tetap yaitu menampilkan susunan koleksi berdasarkan pada suatu ciri bahan pustakan kecuali ciri subjek

c.                   Sarana temu kembali informasi, Ada beberapa sarana temu kembali yang biasa digunakan oleh pemustaka,antara lain:Bibliografi,katalok indeks search engine

d.                  Pemustaka, suatu komponen yang akan memanfaatkan koleksi perpustakaan . Pemustakan melakukan penelusuran informasi baik melalui katalog maupun langsung ke jajaran koleksi

2.      Contoh komponen sistem informasi

Salah satu contoh sisfo adalah TPS ( Transaction Processing System). TPS ini adalah sebuah sistem informasi yang digunakan dalam transaksi bisnis. Sistem ini diciptakan untuk membantu dalam proses pengolahan data yang berjumlah besar dan transaksi dalam tempo yang rutin. Sistem informasi ini biasanya di aplikasikan dalam bentuk program yang digunakan untuk mengatur manajemen inventaris dan gaji karyawan di sebuah perusahaan. Dengan menggunakan sistem informasi ini, data yang dihasilkan dan dimanfaatkaan secara praktis bisa lebih valid dan bisa membantu kinerja agar lebih efektif.

3.      Proses dalam sistem informasi

Proses yang terjadi di perpustakaan sebagai sistem informasi meliputi dua kegiatan yaitu:

·         Pengindeksan, terjemahan dalam istilah indexing yang meliputi semua proses yang berkaitan dengan masukan pada sitem tersebut, seperti analisis subjek, klasifikasi dan pembuatan katalog

·         Temu kembali informasi, dikerjakan pada bagian keluaran oleh pengguna melalui penelusuran yang ditunjukkan pada garis putus-putus. Proses temu kembali berakhir dengan penyampaian bahan pustaka dari susunan koleksi kepafda pengguna yang ditunjukkan dengan garis lurus.

B.    Pengindeksan dan Indeks

1.  Pengindeksaan

Pengindeksan merupakan kegiatan pendeskripsian isi dokumen dengan memilih istilah yang paling tepat sehingga mewakili isi dokumen. Pengindeksan subjek merupakan bagian dari proses pengolahan dokumen/ bahan pustaka di perpustakaan. pengindeksan ini dilakukan dengan tujuan untuk membuat wakil dokumen sehingga memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan.

 Adapun fungsi-fungsi pengindeksan antara lain :

a.        Memberi panduan secara rinci untuk mendapatkan suatu bahan

b.      Memudahkan pencarian suatu bahan atau sumber informasi dengan baik dan benar

c.       Membantu dalam mencari suatu bahan yang akan dicari

d.      Memberitahu hubungan antara suatu bahan atau sumber informasi dengan bahan atau sumber informasi lainnya

e.       Menyediakan suatu pandangan yang menyeluruh yang terdapat dalam teks atau koleksi

2.     Indeks

Indeks berasal dari bahasa Inggris indicate berarti menunjukkan. Kata indicate ini berasal dari bahasa Latin indicare yang berarti menunjukkan/ to show. Menurut Lasa Hs dalam bukunya Kamus Kepustakawanan Indonesia (2009:110) indeks adalah petunjuk yang berupa huruf, angka maupun tanda lain untuk memberikan pengarahan kepada pencari informasi bahwa informasi yang lebih lengkap maupun informasi terkait dapat ditemukan pada sumber yang ditunjuk.

A.  Fungsi Indeks

      1.      Alat penunjuk informasi

      2.      Alat penelusur informasi

      3.      Alat penghubung antar subjek atau antar literatur

B.   Struktur Indeks

1)      Tajuk/ heading, yaitu kata atau ungkapan pada bagian awal entri. Tajuk ini berfungsi untuk menentukan letak suatu entri dalam susunan indeks yang disusun alfabetis dan merupakan titik telusur dari suatu entri. Tajuk indeks bisa berupa subjek, pengarang, dan lainnya.

2)      Modifikasi, yaitu kata atau istilah yang membahas lingkkup atau tajuk agar lebih informatif.

3)      Lokator, yaitu referensi yang menunjukkan letak dan atau informasi yang dimaksud dapat ditemukan.

C. Jenis-jenis indeks

a.    Indeks belakang buku

b.     Indeks berantai (chain index)

c.    Indeks nama / pengarang

d.    Indeks berabjad

e.     Indeks kata kunci (keyword index)

f.     Indeks KWIC / KWOC

C.    Katalog Sebagai Indeks Perpustakaan

Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk menunjukkan ketersedian koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya.

D.   Wakil Dokumen Ringkas

Wakil Dokumen RingkasWakil ringkas atau pengganti ringkas dokumen (condensed document representations atau condensed document surrogates) terdiri atas sekelompok data bibliografi yang mengidentifikasi dokumen.

Katalogisasi (cataloging): Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, mikrofilm, dll.). Abstrak adalah upaya para pustakawan dan pengelola sistem informasi untuk memudahkan pemanfaatan koleksi atau dokumen oleh penggunanya, terutama dokumen tekstual.

PENGINDEKSAAN SUBJEK

A.    Pengertian

pengindeksan adalah proses identifikasi dan analisis dokumen dalam kegiatan pengorganisasian nilai-nilai informasi yang mampu mewakili isi dokumen agar dapat diakses oleh pengguna dalam keperluan penelusuran informasi. Indeks ada 2 jenis yaitu, indeks subjek dan indeks pengarang. Jika atribut tersebut adalah subjek, maka indeks yang mewakilinya disebut indeks subjek, jika atribut tersebut adalah pengarang maka indeks yang mewakilinya disebut indeks pengarang.

B.    Konsep Pengindeksan Subjek

1.     Disiplin ilmu, yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilmu pengetahuan.

a.    Disiplin fundamental yaitu yang meliputi bagian-bagian utama ilmu pengetahuan. Oleh para ahli disiplin fundamental dikelompokkan menjadi tiga, yaitu :ilmu-ilmu sosial, ilmu-ilmu pengetahuan alam, dan ilmu-ilmukemanusiaan.

b.       Sub disiplin merupakan bidang special dalam satu disiplin fundamental. Misalnya dalam disiplin ilmu fundamental alam, sub disiplinnya terdiri dari fisika, kimia, biologi, dan sebagainya.

2.     Fenomena ( topik yang dibahas ), merupakan wujud/benda yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu.

3.     Bentuk ialah cara bagaimana suatu subjek disajikan. Dibedakan menjadi tiga jenis:

a.       Bentuk Fisik yakni medium atau sarana yang digunakan dalam menyajikan suatu subjek. Misalnya dalam bentuk buku, majalah, pita rekaman, dan sebagainya.

b.      Bentuk penyajian, yang menunjukkan pengaturan atau organisasi isi bahan pustaka. Ada tiga bentuk penyajian, yaitu :menggunakan lambang-lambang dalam penyajiannya seperti bahasa dan gambar, memperhatikan tata susunan tertentu misalnya abjad, kronologis, sistematis, dan sebagainya, serta menyajikan nya untuk kelompok tertentu, misalnya bahasa Inggris untuk pemula.

c.       Bentuk intelektual, yaitu aspek yang ditekankan dalam pembahasan suatu subjek. Misalnya Filsafat Sejarah disini yang menjadi subjeknya adalah sejarah sedangkan filsafat adalah bentuk intelektual.

C.    Standar Pengindeksan Subjek

Standar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Pengimdeksan subjek mencakup proses pencatatan ciri-ciri dokumen yang penting, analisis isi, klasifikasi dan pembuatan untuk katalog. Bertujuan untuk memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan dengan cepat. Oleh karenanya dalam pengindeksa subjek harus memperhatiakan :

1.    Subjek maupun pokok masalah yang akan diindeks harus betul-betul dibutuhkan oleh pemustaka.

2.      Semua entri harus disusun alfabetis menurut abjad latin.

3.     Dalam pemilihan tajuk hendaknya dipilih istilah yang popular dan mudah dikenal.

4.    Memilih tajuk yang spesifik, khusus, dan rinci.

5.     Menggunakan Ejaan Yang Disempurkan ( EYD ).

6.     Dalam keadaan tertentu digunakan tajuk gabungan seperti Bank atau Banking.

7.    Nama orang harus ditulis lengkap.

8.    Apabila perlu bisa digunakan antonim.

9.    Apabila terdapat suatu kata yang kebetulan digunakan dalam bidang yang berbeda dan dan memiliki arti yang berbeda, sebaiknya diberi keterangan diantara dua kurung.

10.  Untuk indeks nama departemen atau lembaga terkenal tidak perlu ditulis nama negaranya.

11. Untuk membedakan nama diri dengan nama lain ( gunung, kota, tempat, dan lain-lain ) maka untuk nama diri ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama.

12.  Untuk memberikan informasi yang lebih rinci dibuat petunjuk dari subjek utama ke bagian-bagian lainnya.

13. Untuk membuat indeks bidang sejarah maupun biografi dapat dilihat urutan kronologis dan bukan alfabetis.

14.  Lambang atau singakatan yang masih asing hendaknya ditulis kepanjangannya.’

15. Untuk pembuatan indeks penulis, maka nama orang yang telah menjadi nama alat, rumus, hukum, sistem, seperti : Watt dan Newton tidak perlu dicantumkan lagi.

AUTHORITY CONTROL DAN AUTHORITY LIST

1.      Pengertian

Kata authority berasal dari gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda dan konsep diotorisasi. Yaitu mereka dibentuk dalam satu bentuk tertentu. Judul atau pengenal ini diterapkan secara konsisten di seluruh katalog yang menggunakan file otoritas masing-masing dan diterapkan untuk metode lain dalam mengatur data seperti hubungan dan referensi silang. Authority control adalah kegiatan menetapkan, membuat, dan menggunakan istilah standar yang dipakai dalam katalog perpustakaan beserta acuannya.

Authority list merupakan daftar judul yang dipilih untuk digunakan dalam katalog, disusun sebagai karya referensi resmi oleh para katalog untuk digunakan di dapartemen katalog.

    2.    Tahapan Pelaksanaan Authority Control

1.     Memastikan titik-titik temu unik dan konsisten dalam isi dan bentuk

2.     Meningkatkan ketetapan dan perolehan data

3.     Menyediakan satu jaringan yang menghubungkan berbagai tajuk yang    berhubungan pada katalog

4.     Meningkatkan temu kembali dengan menyediakan konsistensi pada bentuk bentuk tajuk yang digunakan untuk mengidentifikasi pengarang, nama tempat, judul seragam, seri dan subjek

Contoh penggunaan
.  Seperti pengaplikasian Authority Control pada katalog online OPACmemungkinkan pengguna untuk menelusur dengan pengarang atau istilah yang umum.

2.      Authority control dapat juga dipakai untuk mengecek atau memvalidasi nama anggota perpustakaan. Misalnya : ketika seorang petugas perpustakaan atau sebuah mesin pengembalian buku otomatis mnerima nama dan identitas seorang anggota perpustakaan, maka komputer pertama-tama akan melakukan pengecekan ke sebuah berkas yang berisi daftar semua anggota perpustakaan.

3.      Untuk membantu menemukan file yang tepat untuk mengindeks materi bergambar seperti ketika membuat katalog foto documenter, kartun, cetakan, poster, ilustrasi, dangambar desain.

4.    Di dalam katalog terdapat nama atau ejaan yang berbeda hanya untuk satu orang atau subjek. Contohnya

a.      Diana. (1)

b.     Diana, Putri Wales. (1)

c.      Diana, Princess of Wales, 1961-1997 (13)

d.     Diana, Princess of Wales, 1961- 1997 (1)

e.      Diana, princess of Wales, 1961- 1997 (2)

f.       DIANA, PRINCESS OF WALES, 1961-1997

Istilah istilah yang berbeda ini menggambarkan orang yang sama. Dengan demikian, authority control mengurangi penulisan ini ke satu penulisan unik atau judul resmi.

KATALOGISASI

A.    Pengertian

Katalog merupakan himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi. Katalog bisa disusun berdasarkan alfabetis nama pengarang, judul, nama penerbit, dll. Katalog adalah presentasi ciri-ciri dari sebuah bahan pustaka atau dokumen (misalnya: judul, pengarang, deskripsi fisik, subyek, dll.) kolelsi perpustakaan yang merupakan wakil ringkas bahan pustaka tesebut yang disusun seacara sistematis.

katalogisasi (cataloging) adalah pengambilan keputusan yang menuntut kemampuan menginterpretasikan dan menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting dari bahan pustaka terekam menjadi katalog. 

      B.   Fungsi dan Tujuan Katalogisasi

1.     Fungsi katalogisasi

a.      Mencatat bahan pustaka yang ada di perpustakaan untuk memudahkan pengguna

b.     Mencari atau menelusur pustaka

c.      Mempermudah pencarian buku dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan subjek.

2.     Tujuan katalogisasi

a.      Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan

1)     Pengarangnya

2)     Judulnya, atau

3)     Subjeknya

b.     Menunjukan buku yang dimiliki perpustakaan.

1)     Oleh pengarang tertentu

2)     Berdasarkan subjek tertentu

3)     Dalam jenis literature tertentu

c.      Membantu dalam pemilihan buku

1)     Berdasarkan edisinya

2)     Berdasarkan karakter (sastra ataukah topic)

C.    Jenis-Jenis dan Bentuk Katalog

 Jenis-jenis katalog

           1.    Katalog abjad

a.    Katalog pengarang

Katalog pengarang merupakan katalog paling tua serta jenis paling penting dalam dunia kepustakawanan.

b.       Katalog judul

Merupakan entri judul yang disusun menurut abjad. Digunakan jika buku yang akan kita cari hanya diketahui judul bukunya. Atau ingin mengetahui  judul buku tertentu  yang sama telah dikarang oleh pengarang mana  saja.

c.     Katalog subjek

merupakan entri subjek disusun menurut abjad. Jajaran ini memungkinkan pemakai mengakses katalog menurut subjek.

d.    Katalog leksikal

Merupakan katalog yang mencakup semua entri alam satu jajaran.

         2.      Katalog kelas merupakan katalog dengan entri subjek disusun menurut bagan sebuah klasifikasi

         3.    Alphabetico-classed Catalogue. Dalam susunan ini, mula-mula entri katalog disusun menurut              susunan kelas, kemudian subdivisi dalam kelas tersebut disusun menurut abjad.

        4.      Katalog terbagiYaitu katalog yang sebelumnya dibagi berdasarkan : Subjek, Pengarang, dan                Judul.  Masing-masing kelompok kemudian disusun berdasarkan abjad (secara alfabetis).

        5.      Shelf Listadalah katalog buku sesuai dengan susunan buku di rak.

Bentuk katalog

a.      Katalog manual

Merupakan jenis katalog tradisional yang menggunakan lembar lepas atau kartu atau berbentuk buku.

b.     Katalog semi mekanis

Dibuat pada kartu khusus dan memerlukan gawai untuk merekam data. Bentuk lain ialah kartu tebuk (punched cards).

c.      Katalog berkomputer

Dapat merekam data bibliografis dslsm media terbacakan komputer (kartu tebuk, pita magnetis, cakram magnetis) disusn seperti berkas bibliografis. Untuk memeriksanya, pemakai harus menggunakan komputer.

Katalog berdasarkan bentuk fisiknya yaitu:

       1.      Katalog Kartu

      Katalog kartu adalah bentuk katalog perpustakaan yang semua deskripsi blibigrafinya dicatat      pada kartu berukuran 7,5x12,5cm, terbuat dari kertas karton manila dengan ketebalan 0,025cm, setiap kartu berisi satu katalog. Katalog kartu disusun secara sistematis pada laci katalog.

       2.      Katalog buku (book catalog)

       Katalog berbentuk buku, katalog tersebut sering juga disebut katalog tercetak (printed catalog). 

       3.      Katalog Berkas
              Merupakan kumpulan kertas/kartu berupa lembaran berukuran 7,5x12,5cm. Atau 10x15cm.            Masing-masing lembaran berisi data katalog. Pada bagian kiri diberi karton tebal berfungsi sebagai. Setiap berkas dapat memuat antara 500 hingga 600 lembar. Berkas yang sudah terjilid kemudian disusun menurut nomor kelas menjadi buku atau album.

       4.      Katalog Komputer Terpasan
           Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan Online Public Access Catalogue (OPAC), yaitu bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu, opac disebut dengan istilah katalog online. Opac dapat diakses secara umum.

D.    Tahapan Membuat Kartu Katalog

            1.    Kartu catalog

Untuk membuat catalog kartu diperlukan selembar kartu untuk setiap judul buku, ukuran panjangnya 12,5 cm dan lebarnya 7,5 cm, di tengah tengah bagian bawahnya diberi lubang untuk menusukan tusuk pengaman.

            2.      Temporary slip (T-slip)

Merupakan catatan atau keterangan-keterangan mengenai buku pada selembar kertas yang berukuran kurang lebih ¼ folio atau bisa juga berukuran 15 x 10 cm. temporary slip ini dibuat untuk memudahkan pengetikan kartu catalog.

Cara pembuatan catalog

a.       Nomor klasifikasi

Nomor klasifikasi diketik pada sudut kiri atas kartu katalog. Di bawah nomor klasifikasi, keti 3 hiruf capital kependekan nama keluarga/ utama pengarang. Jadi apabila pengarangnya bernama Drs. CS.T. Kansil, SH., maka yang diketi adalah KAN. Setelah itu, dibawah tiga huruf capital tersebut diketik satu huruf kecil dari huruf pertama judul buku.jadi apabila bukunya berjudul “pengelolaan perpustakaan” maka dibawah 3 huruf capital diketik huruf p.

b.      Pengarang / tajuk entri utama.

Nama pengarang buku diketik dengan huruf besar semua dimulai pada indensi pertama sejajar dengan nomor penempatan atau nomor klasifikasi. Nama pengarang asing yang biasanya diikuti dengan nama keluarga, maka pengetikannya dibalik, dan yang diketik huruf besar semua hanya nama keluarganya. Misalnya pengarang bernama Carter V. Good. Maka pengetikannya adalah GOOD, Carter V. (antara nama keluarga dan nama utama dipisahkan dengan koma), jika hanya sebagai editor, penerjemah, atau pengarangnya lebih dari satu orang, maka dibelakang nama diketik atau diberi tanda (Ed) untuk editor, (dkk) untuk pengarang yang lebih dari satu, dan (penerj) untuk penerjemah.

c.       Judul buku

Judul buku diketik mulai pada indensi kedua dibawah huruf keempat ketikan nama pengarang. Jika ada sub judulnya, diketik setelah judul utama yang dipisah dengan tanda titik koma. Apabila judulnya panjang sehingga tidak bisa diketik dalam satu baris, maka pengetikannya diteruskan ke baris kedua yang dimulai pada indensi pertama.

d.      Nama pengarang lengkap

Setelah pengetikan judul diteruskan dengan nama lengkap pengarang yang diberi tanda titik. Pengetikan nama lengkap pengarang ini tidak dibalik walaupun nama orang asing. Apabila ada edisinya, maka edisi ini diketik setelah nama lengkap pengarang.

e.       Imprint

Imprint( nama kota tertib, nama penerbit, dan tahun terbit) ini diketik setelah nama pengarang atau edisi. Antara nama pengarang dengan imprint ini diberi jarakdua huruf. Antara nama kota tebit dan nama penerbit serta tahun terbit dipisah dengan tanda koma. Dan diakhiri dengan tanda titik.

f.       Kolasi

Kolasi (table buku, ukuran buku, bibliografi, indeks, illustrasi, table) tidak diketik bersambung dengan imprint, tetapi diketik pada baris berikutnya mulai pada indensi kedua. Apabila pengetikan kolasi ini tidak cukup dalam satu baris dan dilanjutkanpada baris berikutnya pada indensi pertama.

EVALUASI KINERJA SISTEM SIMPAN DAN TEMU KEMBALI INFORMASI

     

     A.    Pengertian

Sistem temu kembali informasi berasal dari kata Information Retrieval System (IRS). Temu kembali informasi adalah sebuah media layanan bagi pengguna untuk memperoleh informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Sistem temu kembali informasi merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai.

Pengertian sistem temu kembali informasi menurut Sulistyo-Basuki (1992: 132) sistem temu kembali informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai.

     B.    Tujuan dan Fungsi System Simpan dan Temu Kembali Informasi

1.     Tujuan

Tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya, dan sasaran akhir dari sistem temu kembali informasi adalah kepuasan pemakai. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query).

2.     Fungsi

a.      Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan

b.     Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)

c.      Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.

d.     Menemu-kembalikan informasi yg relevan.

C.    Konsep Dasar Sistem Temu Kembali Informasi

1.     System temu kembali informasi (information retrieval systems – IRS)

Merupakan system yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingt adalah bahwa informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual.

2.     System manajemen basis data (database management systems – DBMS)

Merupakan system yang didesain untuk memanipulasi dan mengurus basis data. Data yang tersimpan dalam basis data dinyatakan dalam bentuk unsur-unsur data yang  spesifik dan tersimpan dalam table-tabel.

3.     System informasi manajemen (management information systems – MIS)

Adalah system yang didesain untuk kebutuhan manajemen untuk mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi. Data dan fungsi-fungsi operasi disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.

4.     System pendukung keputusan (decision support system – DSS)

Menggambarkan operasi-operasi spesifik dalam satuan-satuan informasi yang homogen.

5.     System kecerdasan buatan (artificial intelligent systems)

Memberikan perbandingan antara sistemtemu kembali informasi, system manajemen basis data dan artificial intelligent seperti yang dikemukakan oleh Farkes dan Baeza-Yates (1992).

D.    Komponen System Temu Kembali Informasi

1.     User (pengguna) adalah orang yang menggunakan atau memanfatkan system temu kembali informasi dalam kegiatan pengelolaan dan pencarian informasi.

2.     Query adalah format bahasa permintaan yang di input (dimasukan) oleh pengguna kedalam system temu kembali informasi.

3.     Dokumen adalah istilah yang digunakan untuk seluruh bahan pustaka, apakah itu artikel, buku, laporan penelitian dsb. Seluruh bahan pustaka disimpan dalam bentuk pustaka.

4.     Indeks dokumen adalah daftar istilah atau kata yang dimasukan atau disimpan dalam database diwakili oleh indeks. Fungsinya adalah representasi subjek dari dokumen.indeks memiliki tiga jenis yaitu: indeks subjek, indek pengarang, indeks bebas.

5.     Machine Function adalah proses pencarian informasi yang terjadi interaksi antara pengguna dengan sistem yang dimasukkan oleh pengguna dengan indeks dokumen yang tersimpan dalam database.

E.    Prinsip Sistem Temu Kembali pada Perpustakaan

1.     Pemilihan dokumen

2.  Analisis konsep dokumen

3.  Pengorganisasian sebagai wakil dokumen

4.  Penyimpanan dokumen

5.  Analisis konsep berdasarkan pertanyaan

6.  Penyesuaian dokumen berdasarkan pertanyaan

7.   Penyerahan dokumen