DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK
Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu
docere, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut luis Gottschalk (1986;38) sering kali
digunakan para ahli dalam dua pengertian,yang pertama berarti sumber tertulis
bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefa,
peninggalan-peninggalan tertulis , dan petilan-petilasan artiologis. Kedua,
yaitu diperuntukkan bagi surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat
perjanjian,Undang-undang, konsesi , dan lain lain.
G,J.
Renier, sejarawan terkemukan dari University collage London,
(1997;104)menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian , pertama dalam
arti luas , yaitu yang meliputi semua
sumber lisan; kedua dalam arti sempit
yaitu meliputi semua sumber tertulis saja. Ketiga dalam arti spesifik yaitu,
hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti surat
perjanjian, Undang-undang, konsesi, hibah, dan lain lain.
Jadi,
kesimpulannya dokumen adalah surat surat aatu benda-benda yang berharga,
termasuk rekaman yang dapat dijadiakan sebagai alat bukti untuk mendukung
supaya lebih meyakinkan.
Dokumen
dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu dokumen publik dan dokumen semi publik:
1.
Dokumen
Publik
Dokumen
publik adalah dokumen yang isinya dapat disebarluaskan secara bebas dan untuk umum. Dokumen ini biasanya
disimpan diperpustakaan dalam bentuk buku-buku, majalah, ataupun terbitan lainnya.
Pustakawan lah yang merawat, mengumpulkan, dan mengelola dokumen-dokumen ini.
Contoh
dokumen public adalah bahan perpustakaan seperti: buku, majalah, Koran, rekaman
gambar, dan bahan perpustkaan lainnya.
2.
Dokumen
Semi-publik
Dokumen
semi publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu
organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara umum, hanya orang-orang
tertentu saja yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah
organisasi atau dokumen ini dipublikasikan secara terbatas.
Contoh
dokumen publik yaitu:
a. Rekod
Rekod adalah dokumen
yang dibuat oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi
dan aktivitasnya. Penyimpanan atau perekaman rekod juga dapat disimpan dalam
bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod disebut dengan arsip dinamis.
Contoh: SIM, KTP, KTM,
dll
b. Arsip
Berdasarkan UU Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan , pasal 1 ayat 2, menyatakan:
“ Arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.”
Fungsi arsip menurut
pasl 2 UU Nomor 47 tahun 1971 dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Arsip
Dinamis
Arsip dinamis adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secar
langsung dalam penyelenggaraan Adminitrasi Negara ( arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip
dinamis menurut fungsi dibedakan menjadi:
a. Arsip
aktif adalah arsip yang masihdipergunakan bagi kelangsungan kerja.
b. Arsip
semi aktif adal arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
c. Arsip
inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip
Statis
Arsip statis adalah arsip yang
tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Adminitrasi Negara ( arsip yang
masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari).
Contoh arsip: surat pernyataan
penyerahan anak, surat pernyataan penyerahan rumah, surat pernyataan penyerahan
skck (surat keterangan catatan kepolisaian).
Fungsi dan Isi Dokumen Publik dan
Dokumen Semi Publik
1. Dokumen
Publik
a. Dokumen
yang menjadi milik bersama atau kolektif.
b. Dokumen
ini dapat dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena
tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan
dipelajari oleh siapa saja.
2. Dokumen
Semi Publik
a. Direkam
dan dipublikasikan secara terbatas
b. Bermanfaat
bagi kelompok/organisasi tertentu
c. Berisi
informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan sehingga
disimpan sebagai bukti suatu aktivitas.
d. Tidak
boleh dipakai oleh orang luar atau bias dipakai dengab izin petugas.
e. Untuk
menunjang kegiatan administrasi organisasi atau perusahaan yaitu sebagai
penyedia bahan pertimbangan dalam penetapan kebijakan, baik sifatnya evaluasi,
maupun proyeksi dari organisasi bersangkutan.
Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen
Publik dan Dokumen Semi Publik
1.
Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Publik
Prinsip pengolahan dokumen publik bisa kita
sangkut pautkan dengan pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan.
Pengolahannya meliputi:
a)
Membuat indentifikasi informasi
Dimulai dari registrasi :
Pertama yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi
koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas.
catatan keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan
informasi lain yang dianggap penting. Kedua, memberikan identitas agar semua
koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik oleh perpustakaan, dengan
cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.
b)
Katalogisasi
Membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/
bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit,
julah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan
pedomanan standar misal Tajuk Subyek, AACR II. Hasilnya adalah kartu katalog.
c)
Klasifikasi
Klasifikasi adalah mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok
tertentu. Biasanya menurut subyek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi
terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil
klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut
isi dan subyek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC
(Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), dan
tajuk subyek.
d)
Kelengkapan koleksi
Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu
katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan
sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor
kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu
katalog dan koleksi harus sama.
e)
Penyusunan koleksi
Penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan
oleh pengunjung perpustakaan.
Penyusunan ada dua cara :
Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan
berubah lokasinya). Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai
dengan kebutuhan).
f)
Pengolahan
dengan computer
Kegiatan
yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan
pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu
registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.
2.
Prinsip-Prinsip Pengeleloaan Dokumen Semi Publik
Menurut Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :
1.
Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4
ayat (1) huruf c terdiri atas:
a. pengelolaan arsip dinamis;
dan
b. pengelolaan arsip statis
2.
Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip
vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.
3.
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab
pencipta arsip.
4.
Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab
lembaga kearsipan.
5.
Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.
LEMBAGA PENGELOLAAN INFORMASI
DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK
Berikut beberapa contoh lembaga
pengelola dokumen publik dan semi publik.
a. Pustakawan
Mengumpulkan, menyimpan, dan
mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik. Di Indonesia
profesi ini mulai dikenal publik sejak tahun 1988 dengan dikeluarkannya SK
Menpan No.18/1988 yuncto SEB Menteri P dan K dan Kepala BAKN No.53649/MPK/1988,
No.15/SE/1988 tentang Angka Kredit bagi jabatan Pustakawan.
Kenaikan pangkat, tunjangan fungsional, tim penilai, sudah lebih jelas
dibandingkan dengan profesi arsiparis, dokumentalis dan infomasi.Standar
profesi ini memerlukan pendidikan minimal D3 Ilmu Perpustakaan.
b. Records manajer
Mengumpulkan, menyimpan dan
mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak
lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga/organisasi.
c. Arsiparis
Mengumpulkan, menyimpan, dan
mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan
untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi
perlu dilestarikan sebab nilai historisnya. Arsiparis adalah seseorang
yang memilikikompetensi di bidang kearsipan yang diperolehmelalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan. (UU 43/09).Profesi arsiparis sebenarnya sudah dijamin oleh UU
No.7/1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan.Dalam pasal 6 dan 7 dikatakan bahwa
pemerintah berkewajiban mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan kader
ahli kearsipan, Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli
kearsipan, dan melakukan usaha-usaha untuk menjamin tenaga ahli kearsipan
sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
d. Dokumentalis
Di Eropa Barat, pengolahan
artikel majalah ilmiah dilakukan tenaga ilmuwan yang secara tegas menyebut
dirinya sebagai dokumentalis, bukan pustakawan, Tugas seorang dokumentalis
adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali serta
menyebarkan isinya. Sedangkan di Amerika Serikat pengolahan majalah ilmiah
dilakukan oleh pustakawan yang bekerja pada perpustakaan khusus.Oleh karenanya
pengertian dokumentalis identik dengan pustakawan khusus. Profesi
dokumentalis di Indonesia tidqk dikenal walau sebenarnya sudah menjalankan
pekerjaannya yaitu menghimpun, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan
dokumentasi.[2]
e. Ilmuwan informasi
Mengembangkan kajian Ilmu
Perpustakaan dan Informasi.Mayoritas dari mereka adalah akademisi yang ada di
perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.
Organisasi Dokumentasi
1.
Lembaga
Kearsipan
“Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.”(Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan).
2.
Lembaga Dokumentasi Informasi
3.
Perpustakaan
perpustakaan adalah
sebuah koleksi buku dan
majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun
perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan
dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak
mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.
4.
Museum
Museum adalah institusi permanen, nirlaba, melayani kebutuhan publik, dengan
sifat terbuka, dengan cara melakukan usaha pengoleksian, mengkonservasi,
meriset, mengomunikasikan, dan memamerkan benda nyata kepada masyarakat untuk kebutuhan studi, pendidikan, dan kesenangan.
Lembaga Kearsipan
Organisasi
kearsipan terdiri atas unit kearsipanpada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
1. ANRI
2. arsip daerah provinsi
3. arsip daerah kabupaten/kota; dan
4. arsip perguruan tinggi
.
Lembaga Dokumentasi
1 . Pejabat
Pengelola Dokumentasi dan Informasi Lembaga Negara
2. Pejabat
Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kementerian
3. Pejabat
Pengelola Dokumentasi dan Informasi LPNK
4. Pejabat
Pengelola Dokumentasi dan Informasi Provinsi
5. Pejabat
Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kabupaten/Kota
KOMPETENSI PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK
DAN SEMI PUBLIK
Pengertian kompetensi
Kompetensi
merupakan kemampuan yang mencakupaspek pengetahuan, keahlian, dan sikap kerja
yang dibuktikan dengan sertifikat kompetensi yang diterbitkan oleh lembaga
sertifikasi atau lembaga pendidikan yang terakreditasi (PP No. 24/2014 tentang
perpustakan pasal 38, 5).
Kompetesi
menurut UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan pasal 1 ayat 10,
kompetensi adalah kemampuankerja setiap idividu yang mencakup aspek,
pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang sesuia dengan standar yang
ditetapkan.
Pustakawan
UU Nomor 43 Tahun 2007, “ pustakawan
adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui
pendidikan dan pelatihan kepustakawanan
serta mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk melaksanakan pengelolaan dan
pelayanan perpustakaa.”
Syarat Pustakawan
a. Menempuh
pendidikan formal ataupun non-formal sekurang-kurangnya mengikuti pelatihan D2
kepustakawanan
b. Bekerja
di perpustakaan, pusat dokumentasi, ataupun pusat informasi lainnya.
Ciri-ciri Kompetensi Pustakawan
§ Kompetensi
Profesional yaitu terkait dengan pengetahuan pustakawa dibidang sumber-sumber
informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, dan kemampuan menggunakan pengetahuan
tersebut sebagai dasar untuk menyediakan layanan perpustakaan dan informasi.
§ Kompetensi
Individu, yang menggambarkan satu kesatuan keterampilan, perilaku, dan nilai
yang dimiliki pustakawanagar dapat bekerja efektif, menjadi komunikator yang baik,
selalu meningkatakn pengetahuan, dapat memperlihatkan nilai lebihnya, serta
dapat bertahan terhadap perubahan dan perkembangan dalam dunia kerjanya.
Kompetensi Pustakawan
a. Collecting
of information, pengetahuan tentang informasi, penelusuran informasi perilaku
pemustaka, dan kebutuhan informasi.
b. Processing
of information, pengetahuan tentang pengelolahan informasi seperti klasifikasi,
katalogisasi manual ataupun berbasis teknologi.
c. Disseminating
of information, pengetahuan tentang karakteristik pemustaka, promosi jasa dan
layanan.
d. Preventif
of information, pengetahuan tentang presevasi preventif yang dimulai dari
seleksi akuisisi, penyimpanan untuk mencegah atau meminimalkan kerusakan.
Arsiparis
UU
Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah
seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui
pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai
fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Kompetensi Arsiparis
1. Aspek
Pengetahuan
·
Aspek
Pengetahuan, antara lain pendidikan yang sesuai profesi, diklat yang
dipersyaratkan dan memiliki pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan.
·
ilmu-ilmu
antara lain ilmu sejarah, teknologi informasi, (misalnya penerapan sistem
penemuan kembali arsip dengan program tertentu pada komputer, sistem manipulasi
citra digital, pengelolaan arsip digital), kimia, hukum, preservasi dan
lain-lain.
2. Aspek
Keterampilan (skill)
·
Keterampilan
dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola pekerjaan, mengantisipasi segala
kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola lingkungan kerja, serta
keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan dan pekerjaan.
·
Mampu
berkomunikasi baik intrapersonal maupun interpersonal, skill dalam membangun teamwork,
manajemen skill.
3. Aspek
Sikap (attitude)
Bersikap profesional, bisa mandiri, siap, matang,
dan siaga. Di samping itu, seorang arsiparis harus memiliki kepribadian,
disiplin pribadi yang kuat, memiliki komitmen, pandai memanfaatkan peluang,
motivasi tinggi, berpartisipasi aktif, dan berwawasan jauh ke depan.
PENGORGANISASIAN INFORMASI
A. Organisasi Informasi
Organisasi informasi adalah kegiatan mengorganisir informasi agar informasi, dapat:
·
diketahui lokasi fisik
melalui nomor panggil
·
dikenali melalui
sajian ringkas dari bahan pustaka (cantuman bibliografi)
·
menunjang temu
kembali.
Jenis-jenis informasi
·
Informasi primer
informasi mengenai penelitian yg dilakukan sendiri, penelitian
mengenai aplikasi sebuah teori baru, penjelasan sebuah teori dlm semua bidang
ilmu pengetahuan. Contoh: majalah ilmiah, laporan penelitian, paten, disertasi,
makalah lokakarya.
·
Informasi sekunder
Informasi mengenai dokumen primer yaitu informasi yang merujuk
atau mengacu ke dokumen primer krn isinya merupakan deskripsi dan informasi ttg
dokumen primer. Contoh: bibliografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak,
daftar isi.
·
Informasi tersier
Informasi mengenai dokumen sekunder. Dokumen tersier
mengumpulkan, menyarikan, dan memindahkan informasi yang semula ada pada dokumen
sekunder dan kadang-kadang juga pada dokumen primer kemudian diolah kembali
sesuai dengan keperluan pembaca atau pengguna. Contoh: buku ajar, direktori,
panduan literatur, bibliografi dari bibliografi.
B. Sarana Bibliografi
Sarana bibliografi adalah suatu sarana atau alat yg berisi daftar bahan
pustaka yg digunakan utk memudahkan penelusuran/ pencarian informasi. Sarana
tersebut disajikan dalam berbagai tampilan, antara lain katalog kartu, katalog
tercetak, katalog elektronis baik yang berupa CD-ROM, pangkalan data, maupun
OPAC (On-line Public Access Catalogue) serta majalah indeks dan abstrak dengan
masing-masing jenis dan karakteristiknya.
Bibliografi berasal
dari bahasa Yunani “biblion” yang artinya buku dan “graphein” yang
artinya menulis. Secara etimologis, bibliografi berarti penulisan buku.
Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yg memberikan informasi mengenai data
kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, dan
keterangan fisik buku. Selain itu juga dapat diartikan sebagai “the listing of titles” yang berarti
daftar hasil karya.
Bibliografi dikenal dengan istilah: daftar
pustaka, daftar bacaaan, referensi, daftar rujukan, literatur, daftar acuan.
Bibliografi dibagi menjadi dua kelompok yaitu:
1. Bibliografi analitis (bibliografi kritis)
Memberikan penjelasan
(fakta) mengenai pengarang, terbitan, dan asal mula naskah
2. Bibliografi sistematis
Disusun menurut sistem
tertentu, sesuai dengan tujuan penyusunannya. Bersifat enumerative.
Cantuman bibliografi
Data yang dicatat dalam
bibliografi antara lain
· Daerah judul dan pengarang
· Daerah edisi
· Daerah data khusus
· Daerah impresum (nama penerbit, tempat terbit,
dan tahun terbit)
· Daerah kolasi (deskripsi fisik buku)
· Daerah seri monograf (pernyataan nomor seri)
· Daerah catatan/ anotasi
· Daerah ISBN
Pengawasan
Bibliografi
Pengawasan
bibliografi adalah usaha pengembangan dan pemeliharaan suatu sistem pencatatan
bagi semua bentuk bahan, baik yg diterbitkan maupun yang tidak diterbitkan,
yang berbentuk bahan tercetak, bahan audiovisual ataupun bentuk lainnya, yang
menambah khazanah pengetahuan dan informasi.
Dalam
rangka terwujudnya pengawasan
bibliografi nasional, perlu adanya UU Deposit, yaitu Undang-Undang yang
mewajibkan setiap penerbit untuk
menyerahkan satu atau lebih karya
terbitannya kepada badan/lembaga yang secara resmi ditunjuk sebagai pusat
deposit.
• Pusat deposit nasional di Indonesia adalah
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI)
• UU No.4 Th.1990 tentang Wajib Serah Simpan
Karya Cetak & Karya Rekam
Lembaga
pengawasan bibliografi di Indonesia
1. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
Dimulai sejak 1980, sedangkan
sebelumnya adalah Kantor Bibliografi Nasional (sejak 1953).Pengawasan bibliografi
yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional terutama adalah monograf, yaitu
dengan menerbitkan Bibliografi Nasional Indonesia yang terbit tiga bulan sekali.
2.
PT. Gunung Agung
Melalui
seksi bibliografinya telah menyelesaikan suatu bibliografi retrospektif
(1945-1954) namun tidak diterbitkan.Kemudian pada tahun 1966 kegiatan
pencatatan bibliografi diserahkan pada Yayasan Idayu yang kemudian menerbitkan
Berita BIbliografi setiap bulan (sejak 1955).
3.
PDII-LIPI (Pusat Dokumentasi dan
Informasi Ilmiah-LIPI)
·
Indeks Artikel Majalah Ilmiah, dengan
menerbitkan Indeks Majalah Ilmiah (Index
of Indonesian Learned Periodicals) pada tahun 1960, awalnya terbit setiap tahun
tapi sejak tahun 1975 terbit dua tahun sekali.
·
Laporan Penelitian
·
Disertasi,
dengan menerbitkan Katalog Induk Disertasi Indonesia (KIDI)
SIKLUS TRANSFER INFORMASI
A. Pengertian
Informasi adalah suatu
kebutuhan pokok bagi kita, dalam hidup bermasyarakat kita tidak dapat terlepas
dari pentingnya informasi yang dapat di peroleh dari berbagai media, baik media
cetak, elektronik maupun dari kecanggihan internet. ( Lancaster, 1979). Secara etimologi,
informasi berasal dari bahasa perancis kuno informacion (tahun 1387) yang
diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep,
ide”.
Siklus informasi adalah gambaran secara umum
mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi
pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya
proses pengolahan data menjadi informasi. Informasi juga dapat diartikan
sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
Klasifikasi informasi
1.
Informasi Primer
Adalah hasil karya
pengarang atau peneliti yang orisinil, naskah yang ditulis bisa juga disebut
naskah orisinil. Sumber primer, ada yang diterbitkan da nada yang tidak
diterbitkan
Contoh :
a) Laporan
penelitian
b) Monografi yang
deskripsikan suatu masalah
c) Suatu teori
yang belum pernah dicetuskan oleh seseorang
d) Hasil penemuan
e) Thesis,
skripsi, dll
2.
Informasi Sekunder
Adalah susunan-susunan
informasi yang telah dirapikan dari sumber informasi primer
Contohnya :
a) Majalah yang mengulas
informasi primer
b) Indeks, mendaftarkan buku/artikel atau karya lainnya
c) Buku-buku referensi
3.
Informasi Tersier
Adalah sumber
informasi untuk memudahkan para peneliti/para pencari informasi yang mereka
cari (Lancaster, 1979). Sumber tersier merupakan memuat informasi berupa
saringan, rangkuman atau kumpulan dari sumber primer dan sekunder.
Contohnya :
a) Daftar dari bibliografi
b) Katalog induk majalah
c) Daftar dari indeks
B. Jenis-Jenis Informasi
1. informasi berdasarkan fungsinya
Jenis informasi
berdasarkan fungsi adalah informasi yang berdasarkan materi dan kegunaanya.
Informasi jenis ini meliputi,
a. Informasi yang menambah pengetahuan, misalnya
peristiwa bencana alam.
b. Informasi yang mengajari membaca, misalnya informasi pendidikan
c. Informasi edukatif, misalnya tulisan trik
menjadi mahasiswa aktif, tips siswa
berprestasi dll.
2. Informasi berdasarkan format penyajian
Informasi jenis ini
adalah informasi berdasarkan bentuk penyajian informasi. Jenis informasi ini
antara lain seperti lukisan, foto, karikatur, tulisan teks dll.
3. Informasi berdasarkan lokasi peristiwa
Informasi berdasarkan lokasi peristiwa adalah
informasi berdasarkan lokasi peristiwa berlangsung. Misalnya seperti informasi
dari dalam negeri dan informasi dari luar negri
4. Informasi berdasarkan bidang kehidupan
Informasi berdasarkan kehidupan adalah
informasi berdasarkan bidang-bidang kehidupan yang ada, misalnya pendidikan,
sastra, budaya, ilmu pendidikan dll.
5. Informasi berdasarkan penyampaiannya
Meliputi informasi yang disediakan secara
berkala, secara tiba-tiba, setipa saat, atau diperoleh berdasarkan permintaan
C. Konsep Siklus Transfer Informasi
Masyarakat pemakai
penelitian dan pengembangan aplikasi :
1. User community (masyarakat pemakai)
2. Rule of Author
3. Rule of primary publication
4. Rule of primary and secondary publisher
D. Peran Perpustakaan dalam Siklus Transfer Informasi
1. sebagai penglola informasi primer yang telah
diterbitkan
2. sebagai penglola informasi sekunder
3. sebagai pembuat dan penglola informasi
tersier
4. sebagai jembatan penghubung kepada user
(masyarakat)
KERANGKA SISTEM INFORMASI
A. Pengertian
Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen
yang saling terkait atau saling bekerjasama untuk mengumpulkan mengolah,
menyimpan, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur
dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan
komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan
informassi dalam sebuah organisasi.
1. Komponen system informasi
a.
Bahan pustaka, merupakan media informasi
rekam baik cetak maupunnon cetak merupakan komponen utama sistem informasi
b.
Susunan koleksi, ada 2 cara dalam menyusun koleksi perpustakaan yaitu: Penempatan relatif
yaitu penampilan suatu koleksi berdasarkan subjek bahan pustaka tersebut
dan Penempatan tetap yaitu menampilkan susunan koleksi berdasarkan pada
suatu ciri bahan pustakan kecuali ciri subjek
c.
Sarana temu kembali informasi, Ada beberapa sarana
temu kembali yang biasa digunakan oleh pemustaka,antara
lain:Bibliografi,katalok indeks search engine
d.
Pemustaka, suatu komponen yang akan
memanfaatkan koleksi perpustakaan . Pemustakan melakukan penelusuran informasi
baik melalui katalog maupun langsung ke jajaran koleksi
2. Contoh
komponen sistem informasi
Salah
satu contoh sisfo adalah TPS ( Transaction Processing System). TPS ini adalah
sebuah sistem informasi yang digunakan dalam transaksi bisnis. Sistem ini
diciptakan untuk membantu dalam proses pengolahan data yang berjumlah besar dan
transaksi dalam tempo yang rutin. Sistem informasi ini biasanya di aplikasikan
dalam bentuk program yang digunakan untuk mengatur manajemen inventaris dan
gaji karyawan di sebuah perusahaan. Dengan menggunakan sistem informasi ini,
data yang dihasilkan dan dimanfaatkaan secara praktis bisa lebih valid dan bisa
membantu kinerja agar lebih efektif.
3. Proses
dalam sistem informasi
Proses
yang terjadi di perpustakaan sebagai sistem informasi meliputi dua kegiatan
yaitu:
·
Pengindeksan, terjemahan dalam istilah indexing
yang meliputi semua proses yang berkaitan dengan masukan pada sitem tersebut,
seperti analisis subjek, klasifikasi dan pembuatan katalog
·
Temu kembali informasi, dikerjakan pada bagian
keluaran oleh pengguna melalui penelusuran yang ditunjukkan pada garis
putus-putus. Proses temu kembali berakhir dengan penyampaian bahan pustaka dari
susunan koleksi kepafda pengguna yang ditunjukkan dengan garis lurus.
B. Pengindeksan
dan Indeks
1. Pengindeksaan
Pengindeksan merupakan kegiatan pendeskripsian isi dokumen
dengan memilih istilah yang paling tepat sehingga mewakili isi dokumen.
Pengindeksan subjek merupakan bagian dari proses pengolahan dokumen/ bahan
pustaka di perpustakaan. pengindeksan ini dilakukan dengan tujuan untuk membuat
wakil dokumen sehingga memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan
suatu permintaan.
Adapun
fungsi-fungsi pengindeksan antara lain :
a.
Memberi panduan secara rinci untuk mendapatkan
suatu bahan
b.
Memudahkan pencarian suatu
bahan atau sumber informasi dengan baik dan benar
c.
Membantu dalam mencari
suatu bahan yang akan dicari
d.
Memberitahu hubungan antara
suatu bahan atau sumber informasi dengan bahan atau sumber informasi lainnya
e.
Menyediakan suatu pandangan
yang menyeluruh yang terdapat dalam teks atau koleksi
2. Indeks
Indeks berasal dari bahasa Inggris indicate berarti
menunjukkan. Kata indicate ini berasal dari bahasa Latin indicare yang berarti
menunjukkan/ to show. Menurut Lasa Hs dalam bukunya Kamus Kepustakawanan
Indonesia (2009:110) indeks adalah petunjuk yang berupa huruf, angka maupun
tanda lain untuk memberikan pengarahan kepada pencari informasi bahwa informasi
yang lebih lengkap maupun informasi terkait dapat ditemukan pada sumber yang
ditunjuk.
A. Fungsi Indeks
1. Alat penunjuk informasi
2. Alat penelusur informasi
3. Alat penghubung antar subjek atau antar
literatur
B. Struktur Indeks
1)
Tajuk/ heading, yaitu kata atau ungkapan pada bagian awal entri. Tajuk ini
berfungsi untuk menentukan letak suatu entri dalam susunan indeks yang disusun
alfabetis dan merupakan titik telusur dari suatu entri. Tajuk indeks bisa
berupa subjek, pengarang, dan lainnya.
2)
Modifikasi, yaitu kata atau istilah yang membahas
lingkkup atau tajuk agar lebih informatif.
3)
Lokator, yaitu referensi yang menunjukkan letak
dan atau informasi yang dimaksud dapat ditemukan.
C. Jenis-jenis indeks
a. Indeks belakang buku
b. Indeks berantai (chain index)
c. Indeks nama / pengarang
d. Indeks berabjad
e. Indeks kata kunci (keyword index)
f. Indeks KWIC / KWOC
C. Katalog Sebagai Indeks Perpustakaan
Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk
menunjukkan ketersedian koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan
memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang
dimilikinya.
D. Wakil Dokumen Ringkas
Wakil
Dokumen RingkasWakil ringkas atau pengganti ringkas dokumen
(condensed document representations atau condensed document surrogates) terdiri
atas sekelompok data bibliografi yang mengidentifikasi dokumen.
Katalogisasi
(cataloging): Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka
atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, mikrofilm, dll.). Abstrak
adalah upaya para pustakawan dan pengelola sistem informasi untuk memudahkan
pemanfaatan koleksi atau dokumen oleh penggunanya, terutama dokumen tekstual.
PENGINDEKSAAN SUBJEK
A. Pengertian
pengindeksan adalah
proses identifikasi dan analisis dokumen dalam kegiatan pengorganisasian
nilai-nilai informasi yang mampu mewakili isi dokumen agar dapat diakses oleh
pengguna dalam keperluan penelusuran informasi. Indeks ada 2 jenis yaitu,
indeks subjek dan indeks pengarang. Jika atribut tersebut adalah subjek, maka
indeks yang mewakilinya disebut indeks subjek, jika atribut tersebut adalah
pengarang maka indeks yang mewakilinya disebut indeks pengarang.
B. Konsep Pengindeksan Subjek
1. Disiplin
ilmu, yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilmu
pengetahuan.
a. Disiplin fundamental yaitu yang meliputi
bagian-bagian utama ilmu pengetahuan. Oleh para ahli disiplin fundamental
dikelompokkan menjadi tiga, yaitu :ilmu-ilmu sosial, ilmu-ilmu pengetahuan
alam, dan ilmu-ilmukemanusiaan.
b. Sub disiplin merupakan
bidang special dalam satu disiplin fundamental. Misalnya dalam disiplin ilmu
fundamental alam, sub disiplinnya terdiri dari fisika, kimia, biologi, dan
sebagainya.
2. Fenomena
( topik yang dibahas ), merupakan wujud/benda yang menjadi objek kajian dari
disiplin ilmu.
3. Bentuk
ialah cara bagaimana suatu subjek disajikan. Dibedakan
menjadi tiga jenis:
a. Bentuk
Fisik yakni medium atau sarana yang digunakan dalam menyajikan suatu subjek.
Misalnya dalam bentuk buku, majalah, pita rekaman, dan sebagainya.
b. Bentuk
penyajian, yang menunjukkan pengaturan atau organisasi isi bahan pustaka. Ada
tiga bentuk penyajian, yaitu :menggunakan lambang-lambang dalam penyajiannya
seperti bahasa dan gambar, memperhatikan tata susunan tertentu misalnya abjad,
kronologis, sistematis, dan sebagainya, serta menyajikan nya untuk kelompok
tertentu, misalnya bahasa Inggris untuk pemula.
c. Bentuk
intelektual, yaitu aspek yang ditekankan dalam pembahasan suatu subjek.
Misalnya Filsafat Sejarah disini yang menjadi subjeknya adalah sejarah
sedangkan filsafat adalah bentuk intelektual.
C. Standar Pengindeksan Subjek
Standar merupakan aturan yang berguna untuk
membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Pengimdeksan subjek mencakup proses
pencatatan ciri-ciri dokumen yang penting, analisis isi, klasifikasi dan
pembuatan untuk katalog. Bertujuan untuk memungkinkan ditemukannya dokumen yang
relevan dengan suatu permintaan dengan cepat. Oleh karenanya dalam pengindeksa
subjek harus memperhatiakan :
1.
Subjek maupun pokok masalah yang akan
diindeks harus betul-betul dibutuhkan oleh pemustaka.
2.
Semua entri harus disusun alfabetis menurut
abjad latin.
3.
Dalam pemilihan tajuk hendaknya dipilih
istilah yang popular dan mudah dikenal.
4.
Memilih tajuk yang spesifik, khusus, dan
rinci.
5.
Menggunakan Ejaan Yang Disempurkan ( EYD ).
6.
Dalam keadaan tertentu digunakan tajuk gabungan
seperti Bank atau Banking.
7.
Nama orang harus ditulis lengkap.
8.
Apabila perlu bisa digunakan antonim.
9.
Apabila terdapat suatu kata yang kebetulan
digunakan dalam bidang yang berbeda dan dan memiliki arti yang berbeda,
sebaiknya diberi keterangan diantara dua kurung.
10.
Untuk indeks nama departemen atau lembaga
terkenal tidak perlu ditulis nama negaranya.
11.
Untuk membedakan nama diri dengan nama lain
( gunung, kota, tempat, dan lain-lain ) maka untuk nama diri ditulis dengan
huruf kapital pada huruf pertama.
12.
Untuk memberikan informasi yang lebih rinci
dibuat petunjuk dari subjek utama ke bagian-bagian lainnya.
13.
Untuk membuat indeks bidang sejarah maupun
biografi dapat dilihat urutan kronologis dan bukan alfabetis.
14.
Lambang
atau singakatan yang masih asing hendaknya ditulis kepanjangannya.’
15.
Untuk pembuatan indeks penulis, maka nama
orang yang telah menjadi nama alat, rumus, hukum, sistem, seperti : Watt dan
Newton tidak perlu dicantumkan lagi.
AUTHORITY CONTROL DAN AUTHORITY LIST
1.
Pengertian
Kata authority berasal
dari gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda dan konsep diotorisasi. Yaitu mereka dibentuk dalam satu bentuk
tertentu. Judul atau pengenal ini diterapkan secara konsisten di seluruh
katalog yang menggunakan file otoritas masing-masing dan diterapkan untuk
metode lain dalam mengatur data seperti hubungan dan referensi silang. Authority
control adalah kegiatan menetapkan, membuat, dan menggunakan istilah
standar yang dipakai dalam katalog perpustakaan beserta acuannya.
Authority list merupakan daftar
judul yang dipilih untuk digunakan dalam katalog, disusun sebagai karya
referensi resmi oleh para katalog untuk digunakan di dapartemen katalog.
2. Tahapan Pelaksanaan Authority Control
1. Memastikan titik-titik temu unik dan konsisten
dalam isi dan bentuk
2. Meningkatkan ketetapan dan perolehan data
3. Menyediakan satu jaringan yang menghubungkan
berbagai tajuk yang berhubungan pada
katalog
4. Meningkatkan temu kembali dengan menyediakan
konsistensi pada bentuk bentuk tajuk yang digunakan untuk mengidentifikasi
pengarang, nama tempat, judul seragam, seri dan subjek
Contoh penggunaan
. Seperti pengaplikasian
Authority Control pada katalog online OPACmemungkinkan pengguna untuk menelusur
dengan pengarang atau istilah yang umum.
2.
Authority control dapat juga dipakai untuk
mengecek atau memvalidasi nama anggota perpustakaan. Misalnya : ketika seorang
petugas perpustakaan atau sebuah mesin pengembalian buku otomatis mnerima nama
dan identitas seorang anggota perpustakaan, maka komputer pertama-tama akan
melakukan pengecekan ke sebuah berkas yang berisi daftar semua anggota
perpustakaan.
3.
Untuk membantu menemukan file yang tepat untuk
mengindeks materi bergambar seperti ketika membuat katalog foto documenter,
kartun, cetakan, poster, ilustrasi, dangambar desain.
4.
Di dalam
katalog terdapat nama atau ejaan yang berbeda hanya untuk satu orang atau
subjek. Contohnya
a. Diana. (1)
b. Diana, Putri Wales. (1)
c. Diana, Princess of Wales, 1961-1997 (13)
d. Diana, Princess of Wales, 1961- 1997 (1)
e. Diana, princess of Wales, 1961- 1997 (2)
f. DIANA, PRINCESS OF WALES, 1961-1997
Istilah istilah yang berbeda ini menggambarkan orang yang sama.
Dengan demikian, authority control mengurangi penulisan ini ke satu penulisan
unik atau judul resmi.
KATALOGISASI
A. Pengertian
Katalog merupakan
himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi.
Katalog bisa disusun berdasarkan alfabetis nama pengarang, judul, nama
penerbit, dll. Katalog adalah presentasi ciri-ciri dari sebuah bahan
pustaka atau dokumen (misalnya: judul, pengarang, deskripsi fisik, subyek,
dll.) kolelsi perpustakaan yang merupakan wakil ringkas bahan pustaka tesebut
yang disusun seacara sistematis.
katalogisasi (cataloging)
adalah pengambilan keputusan yang menuntut kemampuan menginterpretasikan dan
menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting dari bahan pustaka terekam
menjadi katalog.
B. Fungsi dan Tujuan Katalogisasi
1. Fungsi katalogisasi
a. Mencatat
bahan pustaka yang ada di perpustakaan untuk memudahkan pengguna
b. Mencari
atau menelusur pustaka
c. Mempermudah
pencarian buku dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan subjek.
2. Tujuan katalogisasi
a. Memungkinkan
seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan
1) Pengarangnya
2) Judulnya,
atau
3) Subjeknya
b. Menunjukan
buku yang dimiliki perpustakaan.
1) Oleh pengarang tertentu
2) Berdasarkan subjek tertentu
3) Dalam jenis literature tertentu
c. Membantu dalam pemilihan buku
1) Berdasarkan edisinya
2) Berdasarkan karakter (sastra ataukah topic)
C. Jenis-Jenis dan Bentuk Katalog
Jenis-jenis katalog
1.
Katalog abjad
a.
Katalog pengarang
Katalog pengarang
merupakan katalog paling tua serta jenis paling penting dalam dunia
kepustakawanan.
b.
Katalog judul
Merupakan
entri judul yang disusun menurut abjad. Digunakan jika buku yang akan kita
cari hanya diketahui judul bukunya. Atau ingin mengetahui judul buku
tertentu yang sama telah dikarang oleh pengarang mana saja.
c.
Katalog subjek
merupakan
entri subjek disusun menurut abjad. Jajaran ini memungkinkan pemakai mengakses
katalog menurut subjek.
d.
Katalog leksikal
Merupakan katalog yang mencakup semua entri
alam satu jajaran.
2.
Katalog kelas
merupakan katalog dengan entri subjek disusun menurut bagan sebuah klasifikasi
3. Alphabetico-classed
Catalogue. Dalam susunan ini, mula-mula entri katalog disusun menurut susunan
kelas, kemudian subdivisi dalam kelas tersebut disusun menurut abjad.
4.
Katalog terbagiYaitu katalog yang sebelumnya dibagi berdasarkan : Subjek, Pengarang, dan Judul. Masing-masing kelompok kemudian disusun berdasarkan abjad (secara
alfabetis).
5.
Shelf
Listadalah katalog buku sesuai dengan susunan buku di rak.
Bentuk katalog
a. Katalog manual
Merupakan
jenis katalog tradisional yang menggunakan lembar lepas atau kartu atau
berbentuk buku.
b. Katalog semi mekanis
Dibuat
pada kartu khusus dan memerlukan gawai untuk merekam data. Bentuk lain ialah
kartu tebuk (punched cards).
c. Katalog berkomputer
Dapat
merekam data bibliografis dslsm media terbacakan komputer (kartu tebuk, pita
magnetis, cakram magnetis) disusn seperti berkas bibliografis. Untuk
memeriksanya, pemakai harus menggunakan komputer.
Katalog berdasarkan bentuk fisiknya yaitu:
1.
Katalog Kartu
Katalog kartu adalah bentuk katalog perpustakaan yang semua
deskripsi blibigrafinya dicatat pada kartu berukuran 7,5x12,5cm, terbuat dari
kertas karton manila dengan ketebalan 0,025cm, setiap kartu berisi satu
katalog. Katalog kartu disusun secara sistematis pada laci katalog.
2. Katalog buku (book catalog)
Katalog berbentuk buku, katalog tersebut sering juga disebut katalog
tercetak (printed catalog).
3. Katalog Berkas
Merupakan
kumpulan kertas/kartu berupa lembaran berukuran 7,5x12,5cm. Atau 10x15cm. Masing-masing lembaran berisi data katalog. Pada bagian kiri diberi karton
tebal berfungsi sebagai. Setiap berkas dapat memuat antara 500 hingga
600 lembar. Berkas yang sudah terjilid kemudian disusun menurut nomor kelas
menjadi buku atau album.
4.
Katalog
Komputer Terpasan
Katalog komputer
terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan Online Public
Access Catalogue (OPAC), yaitu bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada
sejumlah perpustakaan tertentu, opac disebut
dengan istilah katalog online. Opac dapat diakses secara umum.
D. Tahapan Membuat Kartu Katalog
1. Kartu catalog
Untuk membuat catalog kartu diperlukan selembar kartu untuk setiap
judul buku, ukuran panjangnya 12,5 cm dan lebarnya 7,5 cm, di tengah tengah
bagian bawahnya diberi lubang untuk menusukan tusuk pengaman.
2.
Temporary slip (T-slip)
Merupakan catatan atau keterangan-keterangan mengenai buku pada
selembar kertas yang berukuran kurang lebih ¼ folio atau bisa juga berukuran 15
x 10 cm. temporary slip ini dibuat untuk memudahkan pengetikan kartu catalog.
Cara pembuatan catalog
a.
Nomor klasifikasi
Nomor
klasifikasi diketik pada sudut kiri atas kartu katalog. Di bawah nomor
klasifikasi, keti 3 hiruf capital kependekan nama keluarga/ utama pengarang.
Jadi apabila pengarangnya bernama Drs. CS.T. Kansil, SH., maka yang diketi
adalah KAN. Setelah itu, dibawah tiga huruf capital tersebut diketik satu huruf
kecil dari huruf pertama judul buku.jadi apabila bukunya berjudul “pengelolaan
perpustakaan” maka dibawah 3 huruf capital diketik huruf p.
b.
Pengarang / tajuk entri utama.
Nama
pengarang buku diketik dengan huruf besar semua dimulai pada indensi pertama
sejajar dengan nomor penempatan atau nomor klasifikasi. Nama pengarang asing
yang biasanya diikuti dengan nama keluarga, maka pengetikannya dibalik, dan
yang diketik huruf besar semua hanya nama keluarganya. Misalnya pengarang
bernama Carter V. Good. Maka pengetikannya adalah GOOD, Carter V. (antara nama
keluarga dan nama utama dipisahkan dengan koma), jika hanya sebagai editor,
penerjemah, atau pengarangnya lebih dari satu orang, maka dibelakang nama
diketik atau diberi tanda (Ed) untuk editor, (dkk) untuk pengarang yang lebih
dari satu, dan (penerj) untuk penerjemah.
c.
Judul buku
Judul
buku diketik mulai pada indensi kedua dibawah huruf keempat ketikan nama
pengarang. Jika ada sub judulnya, diketik setelah judul utama yang dipisah
dengan tanda titik koma. Apabila judulnya panjang sehingga tidak bisa diketik
dalam satu baris, maka pengetikannya diteruskan ke baris kedua yang dimulai
pada indensi pertama.
d.
Nama pengarang lengkap
Setelah
pengetikan judul diteruskan dengan nama lengkap pengarang yang diberi tanda
titik. Pengetikan nama lengkap pengarang ini tidak dibalik walaupun nama orang
asing. Apabila ada edisinya, maka edisi ini diketik setelah nama lengkap
pengarang.
e.
Imprint
Imprint(
nama kota tertib, nama penerbit, dan tahun terbit) ini diketik setelah nama
pengarang atau edisi. Antara nama pengarang dengan imprint ini diberi jarakdua
huruf. Antara nama kota tebit dan nama penerbit serta tahun terbit dipisah
dengan tanda koma. Dan diakhiri dengan tanda titik.
f.
Kolasi
Kolasi
(table buku, ukuran buku, bibliografi, indeks, illustrasi, table) tidak diketik
bersambung dengan imprint, tetapi diketik pada baris berikutnya mulai pada
indensi kedua. Apabila pengetikan kolasi ini tidak cukup dalam satu baris dan
dilanjutkanpada baris berikutnya pada indensi pertama.
EVALUASI KINERJA SISTEM SIMPAN DAN TEMU
KEMBALI INFORMASI
A. Pengertian
Sistem temu kembali
informasi berasal dari kata Information Retrieval System (IRS). Temu kembali
informasi adalah sebuah media layanan bagi pengguna untuk memperoleh informasi
atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Sistem temu kembali
informasi merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi
yang relevan dengan kebutuhan pemakai.
Pengertian sistem
temu kembali informasi menurut Sulistyo-Basuki (1992: 132) sistem temu kembali
informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok
informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan
kebutuhan pemakai.
B. Tujuan dan Fungsi System Simpan dan Temu
Kembali Informasi
1. Tujuan
Tujuan utama sistem temu kembali informasi
adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna
secara efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya, dan
sasaran akhir dari sistem temu kembali informasi adalah kepuasan
pemakai. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide
yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna
yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query).
2. Fungsi
a. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan
dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan
b. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)
c. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan
cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.
d. Menemu-kembalikan informasi yg relevan.
C. Konsep Dasar Sistem Temu Kembali Informasi
1. System temu kembali informasi (information
retrieval systems – IRS)
Merupakan system yang berfungsi untuk menemukan informasi yang
relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingt adalah bahwa
informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual.
2. System manajemen basis data (database
management systems – DBMS)
Merupakan system yang didesain untuk memanipulasi dan mengurus
basis data. Data yang tersimpan dalam basis data dinyatakan dalam bentuk
unsur-unsur data yang spesifik dan tersimpan dalam table-tabel.
3. System informasi manajemen (management information systems
– MIS)
Adalah system yang didesain untuk kebutuhan manajemen untuk
mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi. Data dan
fungsi-fungsi operasi disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.
4. System pendukung keputusan (decision support
system – DSS)
Menggambarkan
operasi-operasi spesifik dalam satuan-satuan informasi yang homogen.
5. System kecerdasan buatan (artificial
intelligent systems)
Memberikan perbandingan antara sistemtemu kembali informasi,
system manajemen basis data dan artificial intelligent seperti yang dikemukakan
oleh Farkes dan Baeza-Yates (1992).
D. Komponen System Temu Kembali Informasi
1. User (pengguna) adalah orang yang menggunakan
atau memanfatkan system temu kembali informasi dalam kegiatan pengelolaan dan
pencarian informasi.
2. Query adalah format bahasa permintaan yang di
input (dimasukan) oleh pengguna kedalam system temu kembali informasi.
3. Dokumen adalah istilah yang digunakan untuk
seluruh bahan pustaka, apakah itu artikel, buku, laporan penelitian dsb.
Seluruh bahan pustaka disimpan dalam bentuk pustaka.
4. Indeks dokumen adalah daftar istilah atau kata
yang dimasukan atau disimpan dalam database diwakili oleh indeks. Fungsinya
adalah representasi subjek dari dokumen.indeks memiliki tiga jenis yaitu:
indeks subjek, indek pengarang, indeks bebas.
5. Machine Function adalah proses pencarian
informasi yang terjadi interaksi antara pengguna dengan sistem yang dimasukkan
oleh pengguna dengan indeks dokumen yang tersimpan dalam database.
E. Prinsip Sistem Temu Kembali pada Perpustakaan
1. Pemilihan dokumen
2. Analisis konsep dokumen
3. Pengorganisasian sebagai wakil dokumen
4. Penyimpanan dokumen
5. Analisis konsep berdasarkan pertanyaan
6. Penyesuaian dokumen berdasarkan pertanyaan
7. Penyerahan dokumen
